Jak organizować pracę na freelansie? 6 zasad + SZABLON

Pracując jako freelancer czy też prowadząc jednoosobową firmę jesteś sam na placu boju – cały wachlarz różnorodnych obowiązków leży na Twoich barkach. Często bywa to bardzo przytłaczające, dlatego dobra organizacja obowiązków to podstawa. W tym artykule przedstawię Ci, jak organizować pracę na freelansie: w jaki sposób można sprawnie podejść do zarządzania swoją pracą, dzięki czemu stanie się ona bardziej efektywna i unikniesz niepotrzebnego stresu wynikającego z nadmiaru różnych obowiązków. Na sam koniec przedstawię Ci gotowe rozwiązanie do wdrożenia, które z pewnością odmieni dotychczasową jakość Twojej pracy.

Jak organizować pracę na freelansie? Twoje obowiązki

Każdemu z nas marzyłoby się wykonywać tylko to, co tak na prawdę jest istotą naszej działalności – copywriterzy chcieliby po prostu pisać, graficy projektować, fotografowie robić zdjęcia, itp. Niestety, ale prowadząc własną działalność (chyba, że korzystamy z usług asystenta) jest to po prostu niemożliwe. Zanim przejdziemy do omówienia, jak radzić sobie z organizacją pracy w naszej firmie, przyjrzyjmy się, jakie zazwyczaj czekają na nas obowiązki:

• realizacja projektów – czyli tak naprawdę fundament Twojej działalności, to, co chcesz oferować klientom
• administracja – czyli wszelkie kwestie związane ze sprawami podatkowymi, urzędowymi, a także ogólnym porządkiem w papierach Twojej firmy
• finanse – pilnowanie kosztów i przychodów, analiza wyników, kontrolowanie stanu konta oraz mądre zarządzanie pieniędzmi
• marketing i sprzedaż – czyli docieranie do nowych klientów, informowanie świata, że masz coś do zaoferowania. Jeżeli pracujesz jako freelancer, to moim zdaniem jest to obszar równie ważny co sama realizacja projektów
• relacje z klientami – czyli podtrzymywanie kontaktów, dostarczanie wysokiej jakości treści i usług, zbieranie opinii oraz wyszukiwanie nowych potencjalnych osób do współpracy
• rozwój – aby móc wykonywać pracę najwyższej jakości dobrze jest wciąż rozwijać się w swoim fachu. Kursy online, książki, artykuły, filmy na dany temat, to wszystko jest inwestycją w naszą wiedzę, która potem będzie procentować lepszymi realizacjami naszych projektów.

Jaki widać obszarów do organizacji naszej działalności jest dużo, każdy z nich wiąże się z wieloma zadaniami. Co więcej, każdy z tych obszarów wymaga różnych umiejętności – logicznych lub humanistycznych, twardych lub miękkich. Nic dziwnego, że próbując łączyć to wszystko w całość, w pewnym momencie ogarnia na chaos.

Organizacja pracy na freelansie

Organizacja pracy to tak naprawdę umiejętność, którą należy po prostu rozwinąć. Jeżeli chcielibyśmy rozłożyć ją na czynniki pierwsze, to składałaby się z następujących elementów:

1. Definiowanie celów
2. Definiowanie obowiązków
3. Zarządzanie czasem
4. Samodyscyplina
5. Komunikacja
6. Stworzenie własnego systemu pracy

Przyjrzyjmy się zatem, jak możemy ulepszyć wszystkie te obszary.

Definiowanie celów

Każdą działalność należy rozpocząć od zdefiniowania naszych celów, ponieważ bez nich będziemy błądzić jak dziecko we mgle i nie będziemy wiedzieć, co jest dla nas priorytetem łapiąc się każdej możliwej rzeczy po drodze. Planowanie warto zacząć od celów rocznych, potem rozbić je na kwartalne. Dalej mniejsze cele rozdzielamy na zadania na dany miesiąc, tydzień i dzień. Dzięki temu stosując metodę małych kroków będziemy wiedzieć, do czego dążyć i przede wszystkim nawet najbardziej ambitne cele staną się dla nas realne do wykonania. Przykładowo naszym celem może być dwukrotne zwiększenie zarobków w firmie. Zastanówmy się zatem, co potrzebujemy, aby to osiągnąć – nowego dużego klienta? Zmiany strategii cenowej, lepszego marketingu? Wtedy od razu będziemy wiedzieć, które obszary będą dla nas w danym okresie priorytetowe.

Wyznaczając cele warto wykorzystać metodę SMART, wedle której cel musi być:

• Skonkretyzowany (ang. Specific) –  cel musi być konkretny, musimy jasno wiedzieć czego dotyczy i jaki ma być konkretny wynik naszego działania. Nie może być zbyt ogólnikowy.
• Mierzalny (ang. Measurable) – cel musi być możliwy do zmierzenia, przede wszystkim po to, abyśmy umieli konkretnie przyznać, czy udało się go osiągnąć lub ile jeszcze nam do tego zostało.
• Atrakcyjny (ang. Attractive) – cel powinien być w jakimś stopniu dla nas wyzwaniem oraz powinniśmy w jego osiągnięciu widzieć realne korzyści. Cel nie może być zbyt łatwy, gdyż nie będziemy mieć dużej motywacji, aby podjąć wyzwanie.
• Realny (ang. Realistic) – cel musi być możliwy do osiągnięcia. Nie ma sensu formułować zbyt trudnych i nierealnych celów, bo inaczej będziemy czuć frustrację.
• Terminowy (ang. Timely) – cel musi być określony w czasie. Ustalenie konkretnego terminu realizacji pomoże Ci zmobilizować się do działania i rozpisać konkretny plan.

Definiowanie obowiązków

Następną ważną kwestią jest określenie, jakie zadania składają się na prowadzenie naszej działalności. Czy jest coś co je łączy, przez co tworzą jeden obszar? Przykładowa lista obowiązków może wyglądać następująco:

• realizacja projektów – przykładowo dla copywritera będzie to zapoznanie się z działalnością klienta i zleconym tematem, pisanie tekstu, korekta, itp.;
• administracja – płacenie podatków, składanie deklaracji podatkowych, przygotowanie umów, itp.;
• finanse – wprowadzanie wydatków, opłacanie rachunków, analiza wyników, kontrolowanie stanu konta;
• marketing i sprzedaż – prowadzenie profili w mediach społecznościowych, aktualizacja strony www i portfolio, prowadzenie profili na portalach z ofertami, wysyłka newslettera, kampanie reklamowe, itp.;
• relacje z klientami – szukanie nowych klientów, pisanie maili, nawiązywanie kontaktów, zbieranie opinii;
• rozwój – śledzenie nowinek w branży, szkolenia, czytanie książek.

Zachęcam Cię do zrobienia dokładnej listy wszystkich obowiązków związanych z Twoją firmą. Dzięki temu będziesz wiedział z czym musisz się zmierzyć. Oprócz tego będziesz mógł na podstawie swoich doświadczeń oszacować ile czasu zajmuje Ci dane pojedyncze zadanie oraz zsumować ile zadania z danego obszaru zajmują Ci czasu ogółem. Te informacje wykorzystaj do planowania harmonogramu pracy, o którym zaraz wspomnę.

Zarządzanie czasem

Czas jest Twoim najważniejszym zasobem, dlatego że jest jedynym, którego nie da się już odzyskać. W zarządzaniu czasem kluczowe jest:

1. Planowanie harmonogramu pracy, czyli praca z kalendarzem i realne wyznaczanie sobie okresów pracy nad danym zadaniem
2. Ustalanie priorytetów – znając wszystkie obowiązki i zadania w swojej firmie kolejnym krokiem jest ustalenie ich priorytetów. Priorytetem powinny być te zadania, które prowadzą do zwiększenia przychodu w Twojej firmie, czyli to co związane jest z realizacją projektów, sprzedażą i marketingiem. Pozostałe zadania to obszary pomocnicze, które być może uda Ci się komuś oddelegować, aby więcej czasu poświęcić na esencję działalności Twojej firmy. Przy okazji ustalania priorytetów warto wspomnieć o technice „Zjedz tę żabę (It that frog)”. To koncepcja stworzona przez autora Briana Tracy’ego. Metafora ta opisuje koncepcję, aby rozpoczynać dzień od zrobienia najważniejszego, najtrudniejszego zadania – czyli zjedzenia „żaby”. Według Tracy’ego, „żaba” to ta jedna, trudna i istotna rzecz, której unikasz, bo wydaje ci się nieprzyjemna lub skomplikowana. Dlatego też, planując zadania na dany dzień, ich realizację zaczynaj od tej najtrudniejszej lub najbardziej nużącej. Ma to również sens o tyle, że przez pierwszą część dnia mamy najwięcej siły – wieczorem po wykonaniu wielu zadań jesteśmy często zbyt zmęczeni, aby zająć się naszą „żabą”.
3. Wykorzystanie technik efektywnego dzielenia czasu – techniki te są szczególnie przydatne nie tylko do utrzymania motywacji i skupienia, ale również zachowania higieny pracy (robienie przerw). Możesz tu wykorzystać m.in.
   • metodę Pomodoro – to słynna technika stworzona przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku. Jej nazwa „Pomodoro” (włoskie „pomidor”) pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora, którego Cirillo używał do mierzenia czasu podczas studiowania. Zasadą metody Pomodoro jest podział czasu na określone interwały skupionej pracy, nazywane pomodoros, po których następuje krótka przerwa. Typowy cykl to 25 minut intensywnej pracy (jeden pomodoro) i 5 minut przerwy. Po wykonaniu czterech pomodoros zaleca się dłuższą przerwę, zazwyczaj trwającą 15-30 minut.
   • metodę 52/17 – to alternatywa dla metody Pomodoro dostosowana do dłuższych okresów koncentracji. Polega na tym, że pracujemy przez 52 minuty, a następnie odpoczywamy przez 17 minut. Podział ten opiera się na badaniach sugerujących, że 52 minuty intensywnej pracy, po których następuje krótka przerwa, może pomóc utrzymać nam wysoką wydajność.
   • technikę time blocking, znaną również jako „blokowanie czasu” – to technika polegająca na przydzielaniu konkretnych bloków czasowych do określonych zadań lub rodzajów działań. Głównym celem tej metody jest zwiększenie skuteczności poprzez świadome planowanie i alokowanie czasu na konkretne podobne aktywności. Skupiając się na podobnych zadaniach nie będziemy niepotrzebnie rozpraszać naszego umysłu.

Samodyscyplina

Jeden z najtrudniejszych elementów. O ile łatwo jest zrobić listę obowiązków, harmonogram i wyznaczyć priorytety, o tyle czasem naprawdę trudno jest to wszystko wprowadzić w życie i utrzymać przez dłuższy czas. W samodyscyplinie chodzi o konsekwencję w wykonywaniu zadań, niezależnie czy mamy danego dnia motywację czy nie. Oczywiście podtrzymywanie motywacji jest ważne, ale mogą zdarzyć się dni, kiedy zwyczajnie jej zabraknie. Rozwinięta samodyscyplina pozwoli nam wtedy konsekwentnie działać niezależnie od tego czy nam się chce czy nie. To nie motywacja a samodyscyplina jest kluczem do sukcesu.

Jak rozwijać w sobie samodyscyplinę?

• Miej blisko swojego miejsca pracy kartkę z wytyczonymi celami, wizją Twojej działalności – to pomoże Ci pamiętać, do czego dążysz;
• Mądra lista zadań, wyznaczanie priorytetów, małe kroki – dobry plan jest najlepszym narzędziem dla Ciebie do pracy. Dzięki niemu nie będziesz rozpraszać uwagi, bo zaczynając rano dzień od razu będziesz wiedział, co masz zrobić;
• Prowadź tzw. dziennik aktywności – codziennie zapisuj, co wykonałeś w swojej firmie, dzięki temu będziesz mógł widzieć swoje postępy, co powinno motywować Cię do dalszej pracy;
• Rób podsumowania – tygodnia, potem miesiąca, potem kwartału. Traktuj siebie jak swojego pracownika i nie zapominaj się nagradzać;
• Wzmacniaj dobre nawyki – samodyscyplinę budujesz nie tylko poprzez bezpośrednią pracę nad swoją firmą. Jeżeli w innych obszarach życia jesteś konsekwentny, np. regularnie uprawiasz aktywność fizyczną, to również w pracy na własny rachunek będzie Ci ją łatwiej utrzymać;
• Dbaj o siebie – o jedzenie, sen, aktywność fizyczną. Twoje ciało jest Twoim narzędziem do pracy. Nie będziesz pracować efektywnie, jeżeli choć odrobinę o siebie nie zadbasz;
• Ogranicz kontakt z osobami, które odwodzą Cię od osiągnięcia Twoich celów.

Budowanie nawyków i samodyscypliny to trochę gra z Twoim umysłem. Obserwuj swoje zachowania, emocje, możesz nawet prowadzić dziennik. Kiedy poznasz pewne schematy, które w Tobie funkcjonują, łatwiej będzie Ci zrozumieć samego siebie i pracować z samym sobą.

Komunikacja

Niejasna komunikacja z klientami, kontrahentami, współpracownikami skutkuje często tym, że na jedną rzecz musimy poświęcić dwa razy więcej czasu, aby ustalić o co chodzi. Dlatego tak istotne jest precyzyjne opisywanie zadań, potrzeb, oferty. Oprócz tego ważna jest komunikacja nas samych z sobą – jeżeli niewystarczająco precyzyjnie określimy swoje cele czy zadania na dany dzień, to sami nie będziemy pamiętać, co konkretnie mamy zrobić.

System do zarządzania i organizacji

O ile kartka i długopis są świetne do spisania swoich celów, o tyle chcąc spiąć w całość tak szerokie i różnorodne spektrum działań w naszej firmie, musimy sięgnąć po bardziej efektywne rozwiązania. Często spotykam się z tym, że freelancerzy i osoby pracujące samodzielnie korzystają z bardzo wielu narzędzi w pracy. Przykładowo zadania wyznaczają sobie w Trello, dokumenty przechowują na dysku Google, w Asanie kontrolują projekty, w Evernote tworzą notatki, itp. Każde z tych narzędzi jest świetne do konkretnych zadań, jednak korzystanie z nich ma jeden stanowczy minus – prowadząc pojedyncze obszary w różnych miejscach rozpraszamy naszą uwagę przeskakując od pliku do pliku, od programu do programu. Idealnie byłoby spiąć wszystko w jedną całość i mieć swoje własne osobiste wiki, w którym będziemy mieć wszystko. Na szczeście jest to możliwe. Do tego celu korzystam z aplikacji Notion.

Jak wygląda mój system do pracy na freelansie?

Jeżeli jeszcze nie znacie Notion, to jest to internetowa aplikacja, która służy do robienia notatek, pisania, planowania, zarządzania projektami, a nawet całą firmą (więcej o Notion przeczytasz tutaj). W Notion tworzymy własne przestrzenie robocze w postaci osobnych zakładek/stron, w których możemy pisać, wstawiać zdjęcia, kompleksowe tabele i bazy danych – mówiąc w skrócie tworzyć kompleksowy system do organizacji naszej działalności. Można powiedzieć, że dzięki prostej strukturze i wielu funkcjom kreujemy swoje własne wiki do zarządzania każdym obszarem firmy. Oto w jaki sposób może wyglądać taki system.

Powyższy obraz przedstawia stronę główną mojego systemu Freelancer PRO stworzonego z myślą o osobach, które pracują na własny rachunek. System składa się z kilkunastu modułów tworzących spójną całość, które umożliwiają nam sprawne organizowanie obszarów takich jak wyznaczanie celów, realizacja projektów, relacje z klientami, kontrola finansów, marketing, podatki i sprawy formalne, tworzenie notatek, czy nawet porządkowanie wiedzy zdobytej na szkoleniach. Freelancer PRO oparty jest na darmowej aplikacji Notion, dzięki czemu każdy z jego użytkowników może dostosować go do własnych potrzeb.

Co dokładnie znajdziesz w tym systemie? Wszystko, czego potrzebujesz, aby efektywnie organizować pracę na freelansie:

• Kalendarz zadań wraz z licznikiem godzin pracy – mastercalendar do planowania zadań na każdy dzień, notowania wyników swojej pracy, monitorowania postępów, wydarzeń i ustawiania przypomnień;
• Administracja – panel do przechowywania podstawowych informacji na temat Twojej działalności, kontaktów, zarządzania sprawami podatkowymi i urzędowymi;
• Cele – strona do wyznaczania celów na dany rok i kwartały – dzięki temu nadasz odpowiedni rytm swojej pracy i będziesz wiedział, do czego dążysz;
• Pomysły/Notatki – miejsce na notowanie pomysłów i luźnych myśli;
• Moja oferta – panel do gromadzenia informacji o Twojej ofercie, cenach oraz portfolio. Dodatkowo znajdziesz tu bonusowe narzędzia takie jak kalkulator stawki godzinowej Twojej pracy czy kalkulator wyceny projektu;
• Klienci – panel będący zbiorem danych dotyczących Twoich klientów. Gromadź informacje na temat realizowanych z nimi projektów, współprac bieżących oraz zakończonych. Ponadto zapisuj potencjalnych klientów, z którymi chciałbyś nawiązać w przyszłości kontakt/przedstawić swoją ofertę;
• Strefa projektów – kompleksowy system do zarządzania Twoimi projektami. Wyznaczaj zadania, kontroluj postęp prac, zbieraj wszystkie pliki w jednym miejscu;
• Dokumenty/Wzory – firmowa biblioteka szablonów dokumentów, maili, umów, sprawozdań. Jako bonusy znajdziesz w niej gotowe wzory dla niektórych obszarów;
• Marketing – kompleksowy panel do zarządzania marketingiem w Twojej firmie. Określ swoją strategię promocyjną, korzystaj z kalendarza publikacji, monitoruj kampanie, gromadź w jednym miejscu linki do Twoich kanałów czy profili na portalach dla usługodawców;
• Finanse – rozbudowany system do kontroli finansów w Twojej firmie. Rejestruj przychody oraz koszty, kontroluj podatki, płatności, stan konta;
• Nauka/Szkolenia – Twój wirtualny „zeszyt szkolny”. Twórz notatki, zapisuj hasła dostępu do kursów, zbieraj linki do ważnych artykułów i filmów;
• Archiwum – strona do gromadzenia informacji archiwalnych lub osadzania treści, które stworzyłeś we wcześniej używanych przez siebie aplikacjach;

Co więcej, jako że Notion jest dostępne w formie aplikacji mobilnej, to dostęp do systemu Freelancer PRO będziesz miał również na swoim telefonie. Dzięki temu będziesz mógł tworzyć notatki i rejestrować ważne dla siebie rzeczy kiedy chcesz i gdzie chcesz.

Jeżeli chcesz skorzystać z tego gotowego rozwiązania, to system Freelancer PRO znajdziesz tutaj.

Podsumowanie

Skuteczne zarządzanie pracą, jest kluczowe, aby odnieść sukces i czerpać zadowolenie z naszej działalności. Aby skutecznie organizować pracę na freelansie, niezbędne jest opanowanie kluczowych umiejętności, m.in. planowanie zadań, zarządzanie czasem, samodyscypliny. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi, takich jak przedstawiony przeze mnie system w Notion znacząco podniesie jakość naszej pracy.

W tym artykule zaprezentowałam Wam różne metody doskonalenia organizacji pracy. Warto jednak pamiętać, że każdy z nas jest inny, więc w oparciu o rożne sposoby musimy sami opracować swój styl pracy. Tak naprawdę w całej tej organizacji i produktyności kluczowe jest nie tylko skupienie się na dobrze i mądrze wykonanej pracy, ale też przede wszystkim utrzymanie równowagi między firmą a życiem prywatnym. Jeżeli będziemy dobrze zorganizowani, to zyskamy więcej przestrzeni na to, co dla nas w życiu najważniejsze.