Listy zadań to podstawowe narzędzie, którym posługujemy się codziennie w naszej pracy. W Notion możemy tworzyć je na wiele sposobów. Od prostych po bardziej zaawansowane metody, każda z nich może być dostosowana do naszych indywidualnych potrzeb i preferencji. W tym artykule pokażę Wam trzy różne sposoby na stworzenie listy zadań w Notion, rozpoczynając od najbardziej podstawowego bloku „to-do”, aż po zaawansowaną technikę korzystającą z macierzy Eisenhowera.
Sposób 1. Używamy bloku “to-do”
Blok „to-do” w Notion jest prostym i przydatnym narzędziem do tworzenia list zadań (instrukcje do bloków podstawowych w Notion znajdziesz tutaj). Dzięki niemu możemy szybko i łatwo spisać nasze obowiązki, a w chwili gdy zrealizujemy nasze zadanie możemy po prostu odhaczyć, że zostało zrobione. Aby nasze zadania wyróżniały się na stronie i łatwiej było je zauważyć, możemy skorzystać z opcji formatowania i oprawić je w blok „callout”. Ta funkcja pozwala na dodatkowe wyróżnienie treści, czyniąc nasze najważniejsze zadania bardziej widocznymi. Dzięki prostocie i elastyczności bloku „to-do” w połączeniu z możliwością personalizacji poprzez blok „callout”, możemy stworzyć klarowną i łatwą do zarządzania listę zadań w Notion.
Sposób 2. Używamy bazy danych
Utworzenie listy zadań za pomocą bazy danych w Notion to kolejny krok w stronę bardziej zaawansowanej organizacji pracy. Dzięki bazie danych możemy nie tylko tworzyć listy zadań, ale także korzystać z różnorodnych widoków, takich jak tablica, kalendarz czy galeria, które pozwalają nam na elastyczne i intuicyjne zarządzanie naszymi obowiązkami.
Korzystając z widoku tablicy, możemy łatwo śledzić postęp w realizacji zadań, przesuwając elementy między poszczególnymi kolumnami. Widok kalendarza umożliwia nam zaplanowanie zadań na określone dni lub tygodnie, ułatwiając organizację naszego czasu i terminów. Dodatkowo, widok galerii pozwala nam na bardziej wizualne podejście do naszych zadań, prezentując je w formie kart z grafikami lub miniaturami, co może ułatwić ich identyfikację i priorytetyzację.
Tworzenie listy zadań za pomocą bazy danych w Notion daje nam więc nie tylko większą elastyczność w zakresie organizacji, ale także możliwość dostosowania jej do naszych indywidualnych preferencji i potrzeb. Dzięki temu możemy efektywniej zarządzać naszymi zadaniami, śledzić ich postęp i osiągać nasze cele w sposób bardziej skuteczny i efektywny.
Sposób 3. Macierz Eisenhowera
Korzystanie z Macierzy Eisenhowera w Notion to zaawansowany sposób organizacji zadań, który pozwala nam nie tylko spisać nasze obowiązki, ale także porządkować je według priorytetów i ważności. Metoda ta opiera się na koncepcji dwóch kluczowych czynników: pilności i ważności.
W ramach Macierzy Eisenhowera dzielimy nasze zadania na cztery kategorie:
- Ważne i pilne: Zadania te wymagają naszej natychmiastowej uwagi i działania. Są to zazwyczaj sprawy naglące i kluczowe dla osiągnięcia naszych celów.
- Ważne, ale niepilne: Zadania te są istotne dla osiągnięcia naszych długoterminowych celów, ale nie wymagają natychmiastowej reakcji. Mogą to być projekty rozwojowe, planowanie czy działania zapobiegawcze.
- Pilne, ale nieważne: Zadania te wydają się naglące, ale nie są istotne dla osiągnięcia naszych głównych celów. Mogą to być często drobne sprawy, które wymagają szybkiej reakcji, ale nie przynoszą nam długoterminowej wartości. Jeżeli mamy taką możliwość, to warto je oddelegować.
- Nieważne i niepilne: Zadania te są najmniej istotne i nie wymagają naszej uwagi w najbliższym czasie. Mogą to być rozpraszacze, zbędne spotkania czy czynności, które nie przynoszą nam żadnych korzyści.
Dzięki zastosowaniu Macierzy Eisenhowera w Notion możemy skutecznie priorytetyzować nasze zadania, koncentrując się przede wszystkim na tych, które są zarówno ważne, jak i pilne. Jednocześnie, możemy świadomie decydować o tym, które zadania należy odłożyć na później, a które można całkowicie zignorować. Ta metoda pozwala nam więc nie tylko efektywnie zarządzać naszym czasem, ale także skupić się na osiąganiu naszych najważniejszych celów.
O tym w jaki sposób krok po kroku zbudować listę zadań w formie bazy danych oraz macierzy Eisenhowera dowiesz się z mojego filmu poniżej.
Oprócz tego przygotowałam dla Ciebie darmowe materiały, dzięki którym będziesz mógł szybko skopiować wszystkie treści, które pokazuję w filmie. Materiały te znajdziesz tutaj.
