Notion to nie tylko możliwość tworzenia zaawansowanych notatek i zbioru informacji. To również (i przede wszystkim) tworzenie kompleksowych baz danych, dzięki którym możemy przenieść zarządzanie naszymi projektami na zupełnie inny poziom i stworzyć swoje Notion wiki. Jeżeli chcesz dowiedzieć się czym są bazy danych i jak wykorzystać ich moc, to zapraszam do lektury.
Ten wpis jest trzecim artykułem z serii „Przewodnik po blokach w Notion”, czyli kompleksowej instrukcji objaśniającej wszystkie funkcjonalności aplikacji Notion. Pełną listę wszystkich artykułów z serii znajdziesz tutaj.
Spis treści
Wstęp – czym są bazy danych? Do czego służą?
Bazy danych stanowią fundamentalną część organizacji informacji i to dzięki nim możemy zbudować tzw. Notion wiki. W Notion bazy danych pozwalają na gromadzenie, organizowanie i analizowanie danych w sposób, który dokładnie potrzebujemy. Dzięki wielu funkcjom jesteśmy w stanie tworzyć bazy praktycznie dla każdej dziedziny, niezależnie czy zależy nam bardziej na uporządkowaniu treści czy stworzenia arkusza kalkulacyjnego.
Tworzenie baz danych. Rodzaje bloków
Bazy danych dodajemy w Notion podobnie jak każdy inny rodzaj bloków:
- Otwórz Notion i przejdź do miejsca, gdzie chcesz utworzyć swoją bazę danych.
- Kliknij przycisk „Dodaj blok” (Add Block) lub użyj skrótu klawiszowego
/i wpisz „Database”. - Wybierz, czy chcesz utworzyć bazę danych od zera, użyć gotowego szablonu lub zaimportować dane z innego źródła.
Notion oferuje kilka rodzajów bloków, które można wykorzystać do tworzenia baz danych (czym są bloki dowiesz sie w tym artykule). Każdy rodzaj bloku umożliwia nam prezentację danych na różne sposoby.
Rodzaje baz danych
1. Tabela
Tabela to jeden z najpopularniejszych rodzajów baz danych w Notion. Pozwala na organizowanie danych w formie klasycznej tabeli z wierszami i kolumnami. Możesz tworzyć kolummny z danymi takimi jak imię, nazwisko, adres, telefon, liczby, formuły i przypisywać im wartości (pełną listę dostępnych rodzajów danych znajdziesz w dalszej części artykułu).
2. Tablica
Tablica jest podobna do tabeli, ale oferuje większą elastyczność w dostosowywaniu widoku danych. Możesz zmieniać rozmiar komórek, czy też ustalić według jakich kategorii grupowane będą informacje, np. według wybranego rodzaju danych lub w odniesieniu do bieżącej daty.
3. Linia czasu
Ten rodzaj prezentacji danych jest idealny do śledzenia projektów/wydarzeń w czasie. W oparciu o wprowadzone przez Ciebie wcześniej daty do każdego rekordu, system pokazuje Ci ich umiejscowienie na osi czasu
4. Galeria
Galeria umożliwia prezentowanie danych za pomocą obrazów i innych mediów. To doskonały wybór, gdy chcesz stworzyć przegląd projektów, portfolio lub kolekcję grafik.
5. Lista
Lista to prosty, uporządkowany sposób prezentowania danych. Możesz tworzyć zadania do wykonania, listy zakupów lub cokolwiek innego, co wymaga uporządkowania.
6. Kalendarz
Kalendarz pozwala na zorganizowanie danych według dat. To przydatne narzędzie do śledzenia terminów i wydarzeń. Kalendarz możesz przeglądać w widoku miesięcznym lub tygodniowym.
Kalendarz miesięczny:
Kalendarz tygodniowy:
Pamiętaj, że każdy sposób prezentowania danych (tzw. layout) możesz zmienić i dowolnie dostosować. Oprócz tego możesz też wybrać, jakie dane chciałbyś pokazywać w danym widoku (czym są widoki opiszę w dalszej części artykułu). Spójrz na poniższy przykład – do podstawowego widoku „listy”oznaczyliśmy dodatkowe wartości, które chcemy, aby były widoczne.
Opcje te możesz ustawić wybierając menu bloku (trzy kropki w prawym górnym rogu bloku) i następnie wchodząc w opcję „Properties”. Zaznaczając symbol oka decydujesz, którą wartość chciałbyś pokazywać w danym widoku.
Warto wspomnieć, że każdy dodany wiersz w bazie danych, tworzy osobną podstronę – tak jak możesz zauważyć na powyższych przykładach rekordy opisane jako „Przykład 1”, „Przykład 2”, itd. są tak naprawdę osobnymi stronami. Do stron tych możesz określić dodatkowe właściwości (o tym za chwilę), dzięki czemu masz możliwość stworzenia systemu pracy dostosowanego do Twoich potrzeb. Przykładowo w miejsce „Przykładu 1, 2, itd.” możesz wprowadzać nazwy projektów, zadań, itp.
Właściwości i dane
Każda baza danych w Notion składa się z właściwości (properties), które definiują rodzaj danych, które chcesz w niej przechowywać. Przykładowe właściwości to tekst, liczba, data, wybór i wiele innych. Poniżej znajdziesz pełną listę dostępnych opcji:
- Tekst (Text): Pozwala na wpisanie tekstu, takiego jak imię, nazwisko, opis itp.;
- Liczba (Number): Służy do wprowadzania liczb, zarówno całkowitych, jak i cząstkowych;
- Wybór (Select): Pozwala na tworzenie rozwijanych list wyboru, aby łatwo przypisywać etykiety lub kategorie do danego projektu/zadania;
- Wielokrotny wybór (Multi-Select): również pozwala tworzenie rozwijanych list wyboru, jednak w przeciwieństwie do opcji „Select” umożliwia wybór wielu opcji jednocześnie;
- Status: Pozwala na śledzenie statusu, na jakim znajduje się dany rekord w bazie danych. Może to być użyteczne do monitorowania postępu projektów lub zadań oraz określenia ich obecnej sytuacji. „Status” może mieć różne wartości, takie jak „W trakcie”, „Zakończone”, „Do zatwierdzenia”, „Oczekujące” itp., możliwości wyboru są w pełni edytowalne. Funkcja ta umożliwia łatwe zarządzanie i analizę postępu pracy;
- Data (Date): Pozwala na przechowywanie daty i/lub czasu. Możesz używać jej do śledzenia terminów, wydarzeń itp.;
- Osoba (Person): Pozwala na przypisywanie osób do rekordu w bazie danych. Możesz używać jej do określania odpowiedzialnych za konkretne zadania lub projekty;
- Załączniki (Files & media): Umożliwia dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty itp.;
- Pola wyboru (Checkbox): standardowe pole do „odhaczania”. Jest to właściwość typu tak/nie, która umożliwia oznaczanie wartości jako prawda/fałsz lub obecność/brak, itp.;
- Link (URL): Pozwala na dodawanie linków do zewnętrznych stron internetowych, co umożliwia łatwe nawigowanie między różnymi danymi;
- Email: Ta właściwość umożliwia przechowywanie adresów e-mail w bazie danych. Jest przydatna w przypadku tworzenia baz kontaktów lub innych, które wymagają rejestrowania adresów e-mail;
- Telefon (Phone): Właściwość „Phone” pozwala na przechowywanie numerów telefonów w bazie danych;
- Formuła (Formula): Pozwala na wykonywanie prostych obliczeń lub manipulację innymi właściwościami w ramach tego samego wiersza w bazie danych. Jest to bardzo obszerna funkcja, której zostanie poświęcony osobny artykuł;
- Relacja (Relation): Pozwala na tworzenie relacji między różnymi bazami danych lub wpisami, co ułatwia łączenie powiązanych danych. O tym w jaki sposób wykorzystywać tę funkcję opiszę w osobnym artykule;
- Rollup: Pozwala na agregację danych z powiązanych wpisów lub baz danych. Jest powiązany z funkcją „Relation”, co dokładniej opiszę we wspomnianym wyżej osobnym artykule;
- Created Time: Przechowuje datę i godzinę utworzenia rekordu;
- Created By: Zawiera informacje o użytkowniku, który utworzył dany record;
- Last Edited Time: Przechowuje datę i godzinę ostatniej edycji rekordu;
- Last Edited By: Zawiera informacje o użytkowniku, który ostatnio edytował dany rekord;
- ID: Unikalny identyfikator rekordu, który może być przydatny do odwoływania się do konkretnych danych w bazie.
Dodawanie nowych „properties” – krok po kroku:
- Po utworzeniu bazy danych kliknij przycisk „Dodaj właściwość” (Add a Property).
- Wybierz rodzaj właściwości, np. „Text”, i nadaj jej nazwę.
- Powtórz ten proces, aby dodać wszystkie potrzebne właściwości.
Każda z właściwości ma swoje osobne możliwości edycji. Przykładowo we właściwości „Select” możesz edytować kolory utworzonych przez Ciebie etykiet, a w przypadku właściwości „Date” możesz wybrać jaki format daty najlepiej Ci odpowiada.
Aby edytować wybrane właściwości:
- Kliknij na trzy kropki (…) w prawym górnym rogu tabeli
- Wybierz opcję „Properties” z menu
- Wybierz interesujący Cię rodzaj danych (kliknij na symbol „>”)
- Otworzy się okno edycji danej właściwości, w którym możesz wprowadzić zmiany
Pamiętaj też, że nazwy poszczególnych właściowści oraz ich ikony możesz edytować zgodnie z własnymi potrzebami. Zrobisz to właśnie w oknie edycji właściwości.
Sortowanie
Sortowanie pozwala na uporządkowanie danych w bazie według wybranej właściwości. Możesz sortować dane alfabetycznie, numerycznie lub według daty. Opcje sortowania znajdziesz w górnej części bloku (opcja „Sort”).
Następnie dostosowujesz opcje według potrzeb. Sortować możesz w oparciu o każdy rodzaj danych, które wprowadziłaś/eś wcześniej, oprócz tego możesz ustawić kilka reguł sortowania.
Filtrowanie
Filtrowanie umożliwia wyświetlanie tylko tych danych, które spełniają określone kryteria. Filtry ustawiasz podobnie jak sortowanie i analogicznie możesz również wprowadzić ich kilka rodzajów.
Warto wspomnieć, że jeżeli będziesz pracować w wybranym widoku bazy danych (o widokach przeczytasz za chwilę), w którym będą ustawione określone filtry, to każda nowy dodany rekord będzie automatycznie spełniał warunki określone w filtrze. Czyli jeżeli w tabeli masz zaznaczony filtr, wedlug którego wyświetlają Ci się dane przyporządkowane tylko do „Kategorii 1”, to każdy dodany nowy wiersz w tabeli automatycznie będzie otagowany opcją „Kategoria 1”.
Widoki
Bardzo często zbiór naszych danych chcemy prezentować na różne sposoby. Przykładowo chcemy mieć kalendarz, w którym oznaczone byłyby okresy pracy nad danymi projektami i jednocześnie chcielibyśmy mieć te same projekty pokazane w formie tabeli. Czy to oznacza, że musimy tworzyć dwie osobne bazy z tymi samymi danymi? Absolutnie nie!
Dzięki opcji „widoki” („Views”) możemy te same dane pokazywać na różne sposoby w ramach jednej bazy danych. Spójrz na przykład poniżej.
Aby dodać nowy widok wystarczy nacisnąć „+” w lewym górnym rogu bloku i określić jaki rodzaj widoku chcemy stworzyć.
Co więcej dla każdego widoku możemy osobno wybrać, które rodzaje danych chcemy wyświetlać, jak chcemy, aby były sortowane, możemy też dostosować filtry.
Oprócz tego dane możemy grupować według wybranych przez nas kategorii, co przydatne jest szczególnie gdy mamy bardzo rozbudowane bazy (opcję grupowania znajdziemy klikając w trzy kropki na górze bloku).
Warto wspomnieć też, że w Notion mamy możliwość zamrożenia wybranej kolumny w tabeli – dzięki temu możemy łatwiej przeglądać dane w tabeli. Opcję tę znajdziesz klikając na nagłówek kolumny (w menu wyświetli Ci się funkcja „Freeze up to column”).
Dzięki opcji tworzeniu nowych widoków, sortowaniu, filtrowaniu i grupowaniu mamy duży wachlarz możliwości prezentowania danych na wiele sposobów.
Tworzenie szablonów
Notion pozwala na tworzenie własnych szablonów rekordów w bazie, co może znacząco przyspieszyć proces tworzenia nowych zadań/projektów, itd.
Czym są szablony? To gotowe schematy, układy stron, które można dostosować do własnych potrzeb. Mogą zawierać różne typy treści, takie jak tekst, tabele, listy, kalendarze, pliki, nagłówki, a nawet zaawansowane elementy jak relacje między bazami danych czy formuły. Szablony są niezwykle przydatne, ponieważ pozwalają szybko stworzyć nowe rekordy w bazie danych, które mają już określoną strukturę i formatowanie. Jest to szczególnie użyteczne, gdy w naszej bazie mamy zgromadzone zadania/projekty lub inne informacje, których struktura się powtarza, np. gromadzimy notatki ze studiów, zarządzamy projektami, przygotowujemy ofertę, itd.
Szablony dla bazy danych możemy stworzyć klikając w strzałkę, która znajduje się w górnym prawym rogu bloku obok opcji „New” (czyli opcji dodawania nowego rekordu).
Wybieramy opcję „New template” i w tym momencie wyświetli nam się okno edycji szablonu, który możemy dowolnie uzupełnić w zależności od potrzeb.
Po kliknięciu w dowolne miejsce poza oknem edycji szablon będzie automatycznie dodany do bazy. Co więcej wchodząc ponownie w menu szablonów i klikając w menu (trzy kropki) przy utworzonym przez nas szablonie mamy kilka ciekawych opcji:
- Repeat – dzięki tej funkcji możemy ustawić, że szablon dotyczący danego rodzaju rekordu (np. zadania, projektu, itd.) będzie sam automatycznie dodawał się w wybranym przez nas czasie do bazy danych. Przykładowo: nasza baza danych jest zbiorem zadań do wykonania i dzięki tej opcji możemy ustawić, że co tydzień system automatycznie doda określone przez nas zadanie;
- Set as default – dzięki tej opcji wybrany przez nas szablon będzie szablonem domyślnym, czyli po dodaniu nowego rekordu w bazie będzie on miała właściwości i treść zgodnie z tym właśnie szablonem;
- Duplicate – jeżeli tworzymy szablony, które mają podobną treść, to możemy ułatwić sobie zadanie i skopiować wcześniej opracowany układ, aby dalej nad nim pracować.
Co więcej szablony możemy tworzyć zarówno dla całej bazy danych jak i dla konkretnie wybranego przez nas widoku. Dzięki temu możemy całkowicie dostosować je do wykonawanych przez nas zadań.
Połączone bazy danych
Wiemy już, że w Notion nasza baza danych może mieć różne widoki, a same dane mogą być przedstawione na wiele sposobów. Tworząc nasze systemy do pracy w Notion możemy zechcieć mieć szybki dostęp do wybranego (lub nowego widoku) opartego właśnie o konkretną bazę. Przykład: mamy w Notion utworzone dwie różne strony: jedna jest naszą stroną startową (np. mamy tam ogólny kalendarz, notatki, cytaty, itd), a druga jest stroną gromadzącą informacje o naszej firmie, w tym zadania do wykonania. Jeżeli chcemy mieć szybki dostęp do naszych zadań do wykonania w firmie, to możemy chcieć pokazać je na naszej pierwszej „ogólnej” stronie. Posłuży nam do tego rodzaj bloku „Linked view of database”.
Wybierając te opcję mamy możliwość zaciągania odpowiednich danych z wybranej przez nas bazy „matki”. Jeżeli chcielibyśmy zastosować standardową metodę kopiuj-wklej, to tak w rzeczywistości jedynie skopiowalibyśmy istniejącą bazę, w wyniku czego mielibyśmy dwie oddzielne w żaden sposób ze sobą niepołączone. Korzystając z opcji „Linked view of database” nowy utworzony widok jest zsynchronizowany z „bazą-matką” – wszystkie zmiany, odznaczanie opcji, edycja właściwości i inne są automatycznie aktualizowane. Co więcej ten nowy widok możemy również dowolnie dostosować dodając lub odejmując widoczne właściowości, sortowanie, filtry – nie będzie to miało wypływu na pierwowzór widoku w „bazie-matce”.
Automatyzacje
Notion oferuje możliwość automatyzowania działań w bazach danych za pomocą reguł i akcji. Przykład: jeżeli ustawisz etap projektu na status związany z korektą, to to zadanie będzie automatycznie przypisane do wybranej przez Ciebie osoby, która zajmuje się takimi zadaniami.
Opcje ustawiania automatyzacji znajdziesz klikając w symbol pioruna na górze bloku.
Funkcja ta jest szczególnie przydatna, gdy na danej stronie Notion pracuje wiele osób, które pełnią różne role w danej organizacji.
Podsumowanie
Bazy danych w Notion to potężne narzędzie do gromadzenia, organizowania i analizowania danych. Dzięki uniwersalności i wielu dostępnym opcjom możemy wykorzystać je do tworzenia kompleksowych systemów zarządzania praktycznie każdą dziedziną i obszarem. Wykorzystując dodatkowo opcje takie sortowanie, filtrowanie, szablony i automatyzacje, możemy jeszcze bardziej zwiększyć ich efektywność. Śmiem twierdzić, że to właśnie w bazach danych tkwi największa siła Notion.
